Indicadores de recrutamento: fórmulas e painel

Quase todo indicador de recrutamento depende de datas. Se cada pessoa da equipe considera um momento diferente como “abertura da vaga”, o mesmo número muda de valor conforme quem calcula. Escreva as definições e use as mesmas sempre:

Duas regras práticas: para tempos, use a mediana, porque uma vaga que demorou muito distorce a média; e separe vagas muito diferentes, como operacionais e de liderança, em vez de misturar tudo num número só.

Tempo de preenchimento (time to fill)

Fórmuladata do aceite − data de abertura da vaga, em dias corridos

Como medir: por vaga fechada no mês; mostre a mediana e separe por tipo de vaga.

O que move: aprovação interna demorada, descrição de vaga pouco clara, poucas fontes de candidatos e agenda de entrevistas difícil de fechar.

Tempo de contratação (time to hire)

Fórmuladata do aceite − data da candidatura da pessoa contratada

Como medir: só para quem foi contratado; é o tempo que o candidato passou no processo.

O que move: intervalo entre etapas, tempo para marcar entrevistas e demora na decisão do gestor. Se o tempo de preenchimento é longo e o de contratação é curto, o gargalo está antes da candidatura: atração ou aprovação da vaga.

Custo por contratação (cost per hire)

Fórmula(custos externos + custos internos do período) ÷ contratações do período

Como medir: externos são anúncios, sites de emprego, testes, consultoria e software; internos, as horas da equipe e dos gestores no processo, multiplicadas por um custo-hora. Feche o mês e divida pelas contratações.

O que move: dependência de fontes pagas, retrabalho com vagas reabertas e entrevistas com quem não deveria ter passado da triagem.

Custo baixo não é sinônimo de bom processo. Uma vaga barata que precisa ser reaberta em dois meses custa mais. Leia este indicador junto com a retenção.

Fonte da contratação (source of hire)

Fórmulacontratações vindas de cada fonte ÷ total de contratações

Como medir: registre a origem na candidatura (portal de vagas, indicação, site de emprego, rede social, banco de talentos) e conte as contratações, não só as candidaturas. Uma fonte com muitas candidaturas e nenhuma contratação gera trabalho, não resultado.

O que move: onde a vaga é divulgada, programa de indicação, banco de talentos ativo e a clareza do anúncio em cada canal.

Taxa de conversão por etapa

Fórmulapessoas que passaram para a etapa seguinte ÷ pessoas que entraram na etapa

Como medir: por vaga ou por grupo de vagas parecidas, para cada passagem: candidatura → triagem → entrevista → proposta → aceite.

O que move: critérios de triagem, alinhamento com o gestor e desistências.

A conversão mostra onde o funil perde gente, e cada perda tem uma leitura diferente:

• Pouca gente passa da triagem: o anúncio atrai o perfil errado. Revise a descrição de vaga.
• Muitos passam da triagem e poucos da entrevista: os critérios de triagem e o que o gestor espera não estão alinhados (veja triagem de currículos).
• Muitas desistências entre etapas: processo lento ou candidato sem resposta.

Taxa de aceite (offer acceptance rate)

Fórmulapropostas aceitas ÷ propostas feitas

Como medir: no mês, contando cada proposta formal uma vez. Registre o motivo de cada recusa: salário, outra proposta, modelo de trabalho, demora.

O que move: salário e condições informados desde o anúncio, velocidade entre a última entrevista e a proposta e expectativas alinhadas durante o processo. Recusa por salário no fim do processo costuma indicar que a faixa não foi conversada antes.

Retenção em 90 dias

Fórmulacontratados de um período que seguem na empresa 90 dias depois ÷ contratados daquele período

Como medir: por coorte: em novembro, olhe quem começou em agosto. Separe desligamentos pedidos pela pessoa dos decididos pela empresa.

O que move: expectativa criada no processo (a vaga real é a anunciada?), integração dos primeiros dias, liderança direta e o acerto da seleção.

Qualidade da contratação não tem fórmula única. Além da retenção, use a avaliação do gestor ao fim do período de experiência, com a mesma escala para todos. Com o tempo, compare essas avaliações com as notas da entrevista por competências: se não andam juntas, as perguntas ou a rubrica precisam de ajuste.

Tempo até a primeira resposta

Fórmuladata da primeira resposta da empresa − data da candidatura; e o percentual de candidaturas com resposta dentro do prazo que você definiu

Como medir: para todas as candidaturas, inclusive as de quem não segue. Defina um prazo (por exemplo, cinco dias úteis) e meça quantas o cumprem.

O que move: avisos automáticos de recebimento e de mudança de etapa, triagem feita em dia e mensagens prontas para quem não segue. Pesquisas curtas depois do processo também ajudam, desde que sejam opcionais e o candidato saiba como as respostas serão usadas.

Satisfação do gestor com o processo

Fórmulamédia das respostas a uma pergunta fixa, de 1 a 5, enviada ao gestor ao fechar a vaga

Como medir: use sempre as mesmas duas ou três perguntas, como “os candidatos apresentados tinham o perfil da vaga?” e “o processo teve o ritmo que você precisava?”, e um campo aberto.

O que move: alinhamento antes da abertura da vaga, shortlist mais curta e mais bem justificada e comunicação durante o processo.

Um painel útil cabe numa página e é atualizado sempre no mesmo dia do mês. Um caminho:

1. 1

   Escolha de cinco a oito indicadores. Comece pelos que você já consegue medir com confiança.

2. 2

   Escreva a definição de cada um. Fórmula, marcos e fonte do dado, numa aba da própria planilha.

3. 3

   Mostre o mês e a tendência. O valor do mês ao lado dos três anteriores diz mais do que um número isolado.

4. 4

   Separe por tipo de vaga quando fizer diferença. Operacional, administrativa, técnica e liderança têm ritmos diferentes.

5. 5

   Anote o contexto. Uma linha explicando o que mudou: férias coletivas, vaga difícil, nova fonte.

6. 6

   Termine com uma decisão. O que vai ser testado no mês seguinte, e qual indicador deve mostrar o efeito.

Para indicadores sobre o público de candidatos, como diversidade, use dados agregados e informados de forma voluntária, com finalidade clara. Veja os cuidados em LGPD no recrutamento.

Os números abaixo são inventados, só para mostrar o cálculo. Não são referência de mercado nem meta. Imagine uma empresa que fechou oito contratações no mês:

Exemplo ilustrativoA leitura desse mês: as duas propostas recusadas citaram salário, então a faixa passa a ser conversada já na triagem. A retenção caiu porque dois contratados de agosto saíram por conta própria nas primeiras semanas; a equipe vai conversar com os gestores sobre a integração. No mês seguinte, o painel mostra se a taxa de aceite e a retenção mudaram.

• Comparar com “médias de mercado”. Cada fonte mede de um jeito, com empresas e vagas diferentes. Use a sua própria série histórica como referência.
• Otimizar um indicador sozinho. Cortar etapas reduz o tempo e pode derrubar a retenção. Olhe velocidade, custo e qualidade juntos.
• Média em vez de mediana para tempos, com uma vaga atípica puxando o número.
• Mudar a definição no meio do caminho sem avisar, o que quebra a comparação com os meses anteriores.
• Medir o que ninguém usa. Se um indicador não levou a nenhuma decisão em três meses, tire do painel.
• Amostras pequenas. Com duas contratações no mês, uma recusa vira 50%. Junte trimestres quando o volume for baixo.